Để quản lý doanh nghiệp hiện nay có rất nhiều phần mềm, nhưng có lẽ ERP là phần mềm tổng thể nhất giúp quản lý toàn bộ doanh nghiệp. Các chức năng quản lý được tích hợp trong hệ thống ERP. Vậy Hệ thống ERP là gì? Hệ thống ERP giúp gì trong việc quản lý doanh nghiệp? Cùng Ben Computer tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
TÓM TẮT NỘI DUNG
Hệ thống ERP là gì?
Hệ thống ERP được viết tắt bởi từ tiếng Anh Enterprise Resource Planning Systems (dịch nghĩa: Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp). Đây là một mô hình tích hợp All-in-One, nhiều ứng dụng được cài đặt vào trong một phần mềm nhằm quản lý đa nhiệm, đa phòng ban. Phần mềm này không chỉ giúp quản lý tốt những dữ liệu trong doanh nghiệp mà còn có thể lập kế hoạch, phân tích chi phí sản xuất, kinh doanh, quản lý nhân sự,… rất tiện ích.
Tính năng của hệ thống ERP
ERP quản lý xuyên suốt mọi phòng ban của doanh nghiệp bao gồm những việc như:
- Quản lý mua hàng
- Quản lý sản xuất
- Quản lý phân phối (bán hàng)
- Quản lý nhân sự
- Quản lý lưu kho
- Quản lý chính, thuế,…
- …
Hiện nay, phần mềm ERP còn có thể sử dụng trên các thiết bị thông minh như điện thoại di động, máy tính bảng, máy quét mã,…
Các yếu tố cần thiết cho một hệ thống ERP
Để vận hành một hệ thống doanh nghiệp và quyết định sự thành công của dự án ERP thì cần đến một số yếu tố cần thiết. Các yếu tố cần thiết cho một hệ thống ERP bao gồm:
- Lựa chọn đúng giải pháp
- Lựa chọn đúng đơn vị triển khai
- Lập kế hoạch dự án một cách cẩn thận
- Xác định phạm vi dự án rõ ràng và luôn tập trung vào đó
- Tập trung vào những lợi ích đã xác định
- Lựa chọn dự án với các thành viên phù hợp
- Đảm bảo có sự cam kết từ cấp lãnh đạo
- Đảm bảo người dùng cuối được đào tạo đầy đủ
- Đảm bảo hệ thống báo cáo được triển khai đầy đủ
- Quản lý thay đổi hiệu quả
Hệ thống ERP giúp gì trong doanh nghiệp?
Nhìn vào tính năng mà hệ thống ERP hoạt động trong doanh nghiệp có thể thấy rõ ràng nhất đó chính là khả năng quản lý thông minh của hệ thống này. Các doanh nghiệp đều mong muốn các nguồn lực của mình được quản lý một cách rõ ràng, triệt để nhằm mục đích cuối cùng đó là quản lý doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp.
Ngoài ra, hệ thống ERP còn giúp:
1 – Quản lý thông tin khách hàng
Việc quản lý thông tin khách hàng giúp doanh nghiệp có thể nắm bắt được số lượng khách hàng, nhu cầu và khả năng tiềm ẩn trong khách hàng. Khách hàng đang có những vấn đề gì với sản phẩm và doanh nghiệp? Hệ thống ERP sẽ giúp toàn bộ nhân viên chăm sóc khách hàng nắm bắt được thông tin về khách hàng khi được cập nhật, từ đó có sự sắp xếp và xử lý kịp thời.
2 – Quản lý dự án, giám sát chất lượng
Người quản lý dự án sẽ không mất quá nhiều thời gian để xem xét và bổ nhiệm vị trí cho nhân sự bởi hệ thống ERP đã giúp họ làm việc này. Từ việc quản lý nhân sự, ERP có thể đánh giá được điểm mạnh của nhân sự và khả năng giải quyết công việc để sắp xếp họ vào những vị trí hợp lý.
Ngoài ra, ERP còn giúp doanh nghiệp theo dõi quá trình sản xuất sản phẩm, kiểm tra tính đồng nhất của các sản phẩm.
3 – Quản lý nhân sự
Nhờ sự sát sao của ERP mà doanh nghiệp có thể tự động theo dõi nhân sự: về thời gian làm việc (giờ đến, giờ về), về khối lượng công việc (khối lượng công việc nhiều hay không? Làm có tốt hay không? Từ đó đánh giá năng lực và hỗ trợ lương, thưởng cho nhân viên).
Nhân sự trong doanh nghiệp chắc chắn sẽ hài lòng khi có một “người” công bằng với thời gian và công sức họ bỏ ra trong công việc.
4 – Kết nối nhân sự
Đoàn kết là sức mạnh. Các nhân sự cần có sự liên kết với nhau để có thể hỗ trợ nhau kịp thời, nhanh nhất và tiện lợi nhất. Giải quyết được các vấn đề của doanh nghiệp chính là việc mà các nhân sự phải chung tay góp sức thì mới dễ dàng thành công được. Hệ thống ERP giúp cho việc giao tiếp của các nhân viên thuận tiện hơn rất nhiều.
5 – Kiểm soát chặt chẽ lượng lưu kho
Sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức khi kiểm soát hàng tồn kho một cách thủ công. ERP có thể giúp doanh nghiệp đơn giản hơn, chính xác hơn khi làm công việc này.
ERP lưu trữ và giúp quản lý kho biết được trong kho còn tồn bao nhiêu hàng hóa, thời gian tồn kho đã bao lâu hoặc trong kho đang thiếu nguyên vật liệu gì để có thể bổ sung kịp thời, tránh việc làm gián đoạn sản xuất, kinh doanh.
6 – Tạo báo cáo tài chính
ERP có thể tạo ra các bản BCTT (báo cáo tài chính) theo tiêu chuẩn quốc tế hay tiêu chuẩn Kế toán Việt Nam tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. Từ đó giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin về tài chính của mình một cách dễ dàng, minh bạch hơn.
Ngoài ra hệ thống ERP còn có nhiều tác dụng khác nữa có thể giúp doanh nghiệp rất nhiều trong việc quản lý. Dù doanh nghiệp có các chi nhánh ở nhiều nơi, số lượng nhân sự và hàng hóa nhiều thì ERP cũng có thể hỗ trợ được rất tốt. Sử dụng hệ thống ERP giúp doanh nghiệp giảm khá nhiều chi phí và thời gian quản lý, không những chính xác mà còn giúp doanh nghiệp tăng năng suất hơn rất nhiều.
Các phần mềm ERP hiệu quả nhất hiện nay
Dưới đây là top các phần mềm ERP đang được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng và đánh giá cao hiện nay. Bạn có thể tham khảo:
- Phần mềm Amis – Misa
- Phần mềm Microsoft Dynamics 365:
- Phần mềm ERP Oracle
- Ứng dụng SAP Business One
- Phần mềm ERP OPEN BRAVO
- Phần mềm Apache OFbiz
- Phần mềm Open ERP
- Phần mềm ERP5
- Phần mềm WebERP
- Phần mềm Compiere – Giá cả phải chăng
Kết luận
Như vậy, qua bài viết này chúng ta đã có thể hiểu được Hệ thống ERP là gì. Nó thực sự quan trọng đối với các doanh nghiệp. Để yên tâm phát triển hơn, chắc chắn việc dùng hệ thống ERP để quản lý là cần thiết.
